Spółka kapitałowa ma chronić majątek wspólników przed długami firmy - i co do zasady tak działa. Przy zaległościach wobec ZUS ta ochrona ma jednak wyjątek. Jeśli spółka nie płaci składek, a ZUS nie zdoła ściągnąć długu z jej majątku, może sięgnąć po prywatny majątek osób, które zarządzały spółką. Dotyczy to także byłych członków zarządu, za okres, w którym pełnili funkcję. Poniżej wyjaśniamy, kiedy taka odpowiedzialność powstaje, jak się przed nią bronić i jak wygląda procedura w ZUS i w sądzie.
Podstawa prawna - ustawa systemowa i Ordynacja podatkowa
Odpowiedzialność za długi składkowe spółki nie jest uregulowana w całości w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakazuje stosować odpowiednio wybrane przepisy Ordynacji podatkowej, m.in. art. 107, art. 108 oraz art. 115-117. W efekcie osoby trzecie odpowiadają za składki spółki na takich samych zasadach, na jakich odpowiadają za jej zaległości podatkowe.
Najważniejsze są dwa przepisy: art. 116 Ordynacji podatkowej, który dotyczy członków zarządu spółek kapitałowych, oraz art. 115, który dotyczy wspólników spółek osobowych. Członkowie zarządów innych osób prawnych mogą odpowiadać na podstawie art. 116a.
Kiedy członek zarządu odpowiada za składki spółki
Zgodnie z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej, także w organizacji, odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości spółki. Warunkiem jest to, że egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.
W praktyce ZUS najpierw prowadzi egzekucję wobec samej spółki - z jej rachunków, należności od kontrahentów, ruchomości i nieruchomości. Jak wygląda to postępowanie, opisujemy w artykule o egzekucji komorniczej za długi ZUS. Dopiero gdy egzekucja nie przynosi pełnego efektu, ZUS może wszcząć postępowanie wobec członka zarządu.
Ważne ograniczenie wynika z art. 116 § 2: członek zarządu odpowiada tylko za zaległości, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego funkcji. Rezygnacja z funkcji nie zwalnia więc z odpowiedzialności za wcześniejsze okresy, ale nowy członek zarządu nie odpowiada za długi sprzed swojej kadencji. W prostej spółce akcyjnej z radą dyrektorów przepis stosuje się do jej członków (art. 116 § 5).
Jak członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności
Art. 116 § 1 przewiduje okoliczności, które zwalniają członka zarządu z odpowiedzialności. Ciężar ich wykazania spoczywa na nim, a nie na ZUS. Członek zarządu nie odpowiada, jeśli wykaże, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, albo w tym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu,
- niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy,
albo jeśli wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości w znacznej części.
Najwięcej sporów dotyczy pojęcia „właściwego czasu”. Chodzi o moment, w którym spółka powinna była złożyć wniosek o upadłość, bo stała się niewypłacalna. Członek zarządu, który zwlekał z decyzją, licząc na poprawę sytuacji, zwykle nie zdoła się uwolnić od odpowiedzialności. Dlatego przy narastających zaległościach warto na bieżąco dokumentować sytuację finansową spółki i podjęte decyzje.
Rozwiązaniem, które może zapobiec całej procedurze, jest uregulowanie zaległości przez spółkę albo zawarcie przez nią umowy z ZUS o rozłożenie długu na raty. Czym różni się taki układ w przypadku spółki i jednoosobowej działalności, opisujemy w artykule układ ratalny ZUS dla spółki a JDG.
Kto odpowiada w poszczególnych formach spółek
Zasady odpowiedzialności różnią się w zależności od formy prawnej spółki. W spółkach osobowych obowiązuje art. 115 Ordynacji podatkowej: wspólnik spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej oraz komplementariusz spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej odpowiadają całym majątkiem solidarnie ze spółką i pozostałymi wspólnikami. Dotyczy to także byłego wspólnika za zaległości z okresu, w którym był wspólnikiem. Komandytariusz na tej podstawie nie odpowiada.
| Forma spółki | Kto odpowiada | Przesłanki i ograniczenia |
|---|---|---|
| Spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna (także w organizacji) | Członkowie zarządu; w PSA z radą dyrektorów jej członkowie | Bezskuteczna egzekucja z majątku spółki; tylko zaległości z okresu pełnienia funkcji; możliwość uwolnienia się (upadłość lub restrukturyzacja we właściwym czasie, brak winy, wskazanie mienia) |
| Spółka cywilna, jawna, partnerska | Wspólnicy | Odpowiedzialność solidarna ze spółką całym majątkiem, także byłego wspólnika za okres bycia wspólnikiem |
| Spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna | Komplementariusz (komandytariusz nie) | Odpowiedzialność solidarna ze spółką całym majątkiem |
| Inne osoby prawne | Członkowie zarządu | Na zasadach z art. 116a Ordynacji podatkowej |
W odróżnieniu od art. 116, brzmienie art. 115 nie uzależnia odpowiedzialności wspólników spółek osobowych od wcześniejszej bezskutecznej egzekucji z majątku spółki. Stosowanie tego przepisu w konkretnej sprawie warto jednak sprawdzić z uwzględnieniem aktualnej praktyki ZUS i sądów.
Za co dokładnie odpowiada członek zarządu
Odpowiedzialność obejmuje należności z tytułu składek, których płatnikiem była spółka. Spółka odpowiada za całą składkę, także za część finansowaną przez ubezpieczonych pracowników i potrącaną z ich wynagrodzeń - dlatego członek zarządu odpowiada również za tę część. Przez odesłanie do art. 107 § 2 pkt 2 i 4 Ordynacji podatkowej odpowiedzialność obejmuje także odsetki za zwłokę i koszty egzekucyjne.
Na podstawie art. 32 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych te same zasady stosuje się do składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Kwota, o którą chodzi w decyzji, może więc być znacznie wyższa niż same składki na ubezpieczenia społeczne.
Decyzja ZUS i odwołanie do sądu
O odpowiedzialności osoby trzeciej za zaległości spółki ZUS orzeka w decyzji (art. 108 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z art. 31 ustawy systemowej). Decyzja określa zakres odpowiedzialności i wysokość kwoty. Dopiero na jej podstawie ZUS może kierować egzekucję do majątku członka zarządu. Skąd ZUS czerpie uprawnienia do egzekucji bez wyroku sądu, wyjaśniamy w artykule o tym, czy ZUS może zlecić egzekucję bez wyroku.
Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu okręgowego - sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem ZUS, czyli do organu, który wydał decyzję, w terminie 1 miesiąca od jej doręczenia (art. 4779 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). W odwołaniu warto wskazać wszystkie okoliczności zwalniające z odpowiedzialności i dołączyć dowody, np. dokumenty dotyczące wniosku o upadłość, sytuacji finansowej spółki czy jej majątku. Przebieg takiego postępowania opisujemy w artykule sprawa ZUS w sądzie pracy.